No dinâmico cenário comercial brasileiro, o setor de Varejo de Moda destaca-se como um pilar econômico crucial, refletindo as evoluções nas preferências dos consumidores e nas tendências globais. Atualmente, o Varejo de Moda representa o segundo maior setor em número de empresas, com os 300 principais varejistas contribuindo com 12,7% do setor como um todo, ficando atrás apenas do setor de supermercados e hipermercados, que detém 50,7% de participação. A relevância do Varejo de Moda é inegável, impactando tanto os consumidores quanto a economia nacional.
No entanto, no segundo trimestre de 2023, as empresas do setor enfrentam desafios significativos na busca por melhorar seus resultados e permanecerem competitivas. Empresas líderes, como a Lojas Renner e o Grupo Alpargatas, experimentaram quedas em suas receitas e margens brutas, EBITDA e líquidas.
Além disso, o mercado de Varejo de Moda no Brasil está sob intensa concorrência de sites internacionais de comércio eletrônico, como Shein, Shopee e Ali Express, que oferecem uma ampla gama de produtos a preços altamente competitivos, ameaçando a participação de mercado das empresas locais.
Neste contexto complexo, surge a Eficiência Operacional como uma frente crucial para reduzir custos e enfrentar desafios no Varejo de Moda. Este artigo apresenta os cinco pilares fundamentais para varejistas que desejam otimizar suas operações, reduzir riscos, cortar custos e maximizar seus lucros neste cenário desafiador.
Os desafios no Varejo de Moda
No Varejo de Moda, enfrentamos desafios comuns, como atrasos na produção, calendários descontrolados, desvios no planejamento de produtos, estoques excessivos e atrasos na chegada dos produtos às lojas. Se você está no setor, provavelmente conhece essas questões. A complexidade do Varejo de Moda permite que ocorram erros e problemas ao longo dos processos.
A falta de Eficiência Operacional pode prejudicar seu sucesso. Sabia que melhorias na eficiência operacional podem economizar até 10 mil horas de trabalho por ano? O valor depende da situação da operação, mas buscar melhorias pode poupar tempo, energia e dinheiro.
Os cinco pilares da Eficiência Operacional
Para alcançar uma operação eficiente, é necessário estabelecer uma base sólida, composta por diferentes pilares que sustentam e impulsionam a Eficiência Operacional. Em nossos projetos de consultoria para Eficiência Operacional no Varejo de Moda, atuamos por meio de diagnósticos e soluções em cinco principais pilares:
- Cultura de Processos, para estabelecer uma mentalidade coletiva sobre padrões e qualidade, evitando desperdício e atrasos;
- Papéis e responsabilidades bem definidos, buscando uma operação organizada, com funções bem estabelecidas e times autogerenciáveis e eficientes;
- Comunicação interna ágil e eficiente, para que as informações sejam difundidas de forma clara, rápida e objetiva, evitando ruído de comunicação e retrabalho;
- Monitoramento de custos constante e apurado, para que a empresa esteja sempre a atualizada em relação à evolução do seu custo e os seus impactos no resultado financeiro de cada coleção;
- Tecnologia de Informação capaz de dar mais agilidade, visibilidade, controle e automação para os processos;
Cultura de Processos – Padrões, Eficiência e Melhorias
A cultura de processos é fundamental para a melhoria contínua nas empresas, abrangendo todos os níveis operacionais. Ela visa a eficiência, eliminando desperdícios e ineficiências, resultando em maior produtividade e redução de custos. A padronização e o cumprimento de procedimentos são essenciais para garantir a qualidade consistente de produtos e serviços.
Erros comuns na Cultura de Processos
- Falta de comunicação e documentação das premissas necessárias para os processos, levando a retrabalho;
- Ausência de liderança comprometida com a cultura de processos;
- Falta de treinamento sobre os processos, levando a mal-entendidos e erros;
Boas práticas para desenvolver a Cultura de Processos
- Gestão de Processos End-to-end: monitorar e controlar todas as etapas e componentes de um processo, mapeando detalhadamente as atividades;
- Documentação clara e detalhada dos processos de negócios;
- Estabelecimento de mecanismos de monitoramento e avaliação contínuos;
- Uso de ferramentas como Dashboards para proporcionar visibilidade e controle dos processos;
Papéis e responsabilidades – definição, organização e colaboração
Definir claramente os papéis e responsabilidades é essencial para o bom funcionamento de uma empresa, incentivando a clareza, responsabilidade e cooperação. Isso reduz a ambiguidade e ajuda os colaboradores a se concentrarem em suas atividades designadas.
Erros Comuns na Gestão de Responsabilidades
- Trocar responsabilidades devido à rotatividade, prejudicando a eficiência;
- Falta de orientações claras, levando a sobreposições e conflitos;
- Conflitos de escopos entre áreas criativas e analíticas, resultando em falhas na execução;
Boas práticas para papéis e responsabilidades bem definidos
- Documentar papéis e responsabilidades por meio de descrições de cargos, manuais ou organogramas;
- Comunicar expectativas de forma clara e bidirecional;
- Revisar e atualizar periodicamente os papéis para manter a relevância;
- Acompanhar o desempenho por meio de avaliações e feedback;
Uma ferramenta útil para essa reflexão é a Matriz RACI.
Você conhece a Matriz RACI?
A Matriz RACI é uma ferramenta que ajuda a organizar papéis e responsabilidades em projetos, processos ou atividades. “RACI” representa quatro níveis de participação de colaboradores em tarefas.
Como criar uma Matriz RACI
- Liste atividades nas linhas e colaboradores nas colunas;
- Mapeie como as responsabilidades estão divididas e se a distribuição é eficiente;
Exemplo de análise
- Olhando para atividades, evite excesso de funções iguais ou ausência de alguma função;
- Considere se muitos colaboradores estão sendo informados sobre uma atividade, o que pode ser ineficiente;
- Na perspectiva dos colaboradores, evite sobrecarga ou ociosidade e avalie se eles são consultados ou informados de acordo com a necessidade;
Melhorias na operação
- Erros operacionais frequentemente resultam de atividades mal distribuídas e escopos desalinhados;
- Distribuir atividades de forma inteligente e alinhada pode evitar ruídos, desgastes e atrasos;
- Reestruturar papéis e responsabilidades melhora a estrutura operacional, colaboração interna e eficiência geral, resultando em resultados de melhor qualidade;
Comunicação – Clareza, Agilidade e Cooperação
A comunicação é pilar fundamental para o sucesso de qualquer negócio, sendo essencial para sustentar o funcionamento dos outros quatro pilares. Por meio de uma comunicação eficiente, é possível garantir que as informações sejam transmitidas de forma clara, rápida e precisa, evitando ruídos e mal-entendidos que possam comprometer a eficiência e a qualidade dos processos. Só assim, a operação pode rodar de forma eficiente com processos bem divulgados, papéis e responsabilidades bem esclarecidos e tecnologias bem explicadas.
Erros comuns na gestão da comunicação
Nas empresas, erros comuns na comunicação incluem o uso inadequado de canais, falta de aproveitamento de ferramentas tecnológicas e práticas ineficientes, causando atrasos, perda de informações e dificuldades no acesso a dados essenciais.
Por exemplo, a falta de resposta a mensagens ou e-mails pode levar a problemas, como fornecedores não entregando produtos devido a informações ausentes.
A ausência de feedback e acompanhamento adequados também é comum, dificultando a compreensão do progresso, a identificação de melhorias e a resolução rápida de problemas. Isso pode resultar em atrasos na produção, retrabalhos e prejuízos financeiros. Além disso, quando as atividades e processos não são compartilhados adequadamente, ocorre desalinhamento de objetivos, duplicação de esforços e falta de cooperação.
Boas práticas de comunicação
A comunicação eficaz é essencial para o sucesso de qualquer empresa. Para isso, é importante que a comunicação seja clara, concisa e direta, evitando ambiguidades e ruídos. Também é importante investir em treinamentos e capacitação para desenvolver habilidades de comunicação eficaz, como escuta ativa, empatia, negociação e feedback construtivo.
Além disso, é importante criar um ambiente que valorize a comunicação aberta e incentive o compartilhamento de ideias e informações.
Aqui estão algumas dicas específicas para melhorar a comunicação
- Use linguagem simples e direta, evitando jargões ou terminologias técnicas excessivas;
- Estabeleça uma visão compartilhada do todo e demonstre a importância de cada parte envolvida;
- Institua rituais de governança para dar visibilidade e entendimento geral sobre o andamento dos processos;
- Use radiadores de informação para exibir informações de forma visual, acessível e bem compartilhada;
- Engaje o time operacional e crie um ambiente que valorize a comunicação aberta;
Aumentar a eficácia da comunicação pode levar a uma série de benefícios
- Melhor alinhamento e cooperação entre as equipes;
- Redução de conflitos;
- Maior eficiência operacional;
- Melhores tomadas de decisão;
- Aumento da produtividade;
- Melhor satisfação do cliente;
Monitoramento de Custos – Controle, Análise e Otimização
O monitoramento de custos é essencial para o sucesso dos negócios. Ele permite definir a precificação mais adequada, tomar decisões sobre produtos e fornecedores, e identificar processos ineficientes.
Para isso, é importante monitorar todos os custos envolvidos na produção, desde as matérias-primas até a mão de obra e os gastos administrativos.
A partir desse monitoramento, é possível identificar oportunidades de redução de custos, aumento de eficiência e melhoria da rentabilidade.
Erros comuns na gestão de custos
- Falta de controle efetivo dos custos: pode levar a gastos excessivos não detectados e prejudicar a saúde financeira da empresa;
- Não considerar todos os custos envolvidos: pode distorcer a análise e dificultar a identificação de oportunidades de redução de custos;
- Análise superficial dos custos: pode impedir a identificação de oportunidades de redução de custos e de melhorias nos processos;
Boas práticas de monitoramento de custos
É importante fazer uma análise detalhada de custos buscando compreender as principais variáveis que influenciam os gastos. Isso inclui a identificação de gargalos, ineficiências e oportunidades de redução de custos. A análise criteriosa permite a implementação de estratégias efetivas para otimizar os recursos e maximizar a rentabilidade.
Monitoramento através de indicadores em tempo real, fornecerão a evolução dos custos, quais linhas desviaram da meta e efetivamente quais sobras aconteceram, não somente no final da coleção, mas em cada marco da cadeia.
Tecnologia de Informação – Agilidade, Visibilidade e Automação
A tecnologia permite o acesso rápido a informações e recursos essenciais, agilizando processos e tomadas de decisão. Com sistemas automatizados, é possível reduzir o tempo necessário para realizar tarefas ou para uma tomada de decisão e melhorar a velocidade da operação.
Erros associados a Tecnologia da Informação
A falta de cuidado com os dados imputados ao longo dos processos é o que determina a (in)capacidade de monitorá-los futuramente. É muito comum ver em empresas de core criativo, tratarem mal esses dados iniciais, geralmente com excesso de planilhas que não obedecem a padrões e não alimentam sistemas. Para onde estão indos as informações das peças idealizadas pela estilista? Os dados dos produtos estão formando uma base de dados consolidada desde o início?
A Falta de visibilidade dos processos, por falta de interesse ou de capacidade impede que as empresas conseguem enxergar seus processos de forma quantitativa e traduzi-los em números para tomadas de decisões mais corretas. Não fazer isso com a quantidade de tecnologia de informações que temos é um erro e pode causar prejuízos que não são vistos por desconhecimento.
Boas práticas para gerir a tecnologia
Investir em analistas de dados e ferramentas para padronizar e armazenar dados é fundamental. Dados seguros e íntegros são aliados da eficiência operacional, permitindo análises e automações para reduzir trabalho manual, economizar tempo e aumentar a eficiência. Business Intelligence e Dashboards agilizam a tomada de decisão.
A automação de processos reduz o trabalho manual, minimiza erros e melhora a precisão. Exemplos incluem controle de calendário, previsão de demanda, controle de estoque e análise de mercado. A automação deve ser aplicada criteriosamente. Empresas de varejo de moda podem ganhar vantagem competitiva com automação, melhorando a eficiência e a experiência do cliente.
Conclusão
A Eficiência Operacional é um fator crucial para o sucesso das empresas do Varejo de moda. Ao adotar os cinco pilares da eficiência operacional no Varejo – Cultura de Processos, Papéis e Responsabilidades bem definidos, Comunicação eficiente, Monitoramento de Custos e Tecnologia de Informação – as empresas podem otimizar suas operações, alcançar maior produtividade, reduzir custos, melhorar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos, além de impulsionar a inovação e a competitividade.
A BIP auxiliando a transformação da sua empresa
A BIP é especialista em atuar na transformação de grandes organizações com desafios completos que demandem uma melhor gestão das operações e a implementação de soluções inovadoras que irão gerar ganhos de eficiência para o negócio.
Quando uma empresa é eficiente, ela consegue gerenciar seus recursos e processos de forma mais efetiva, reduzindo custos e aumentando a rentabilidade. Além disso, a eficiência permite oferecer melhores produtos, preços, serviços e experiências de compra aos consumidores, o que pode potencializar satisfação e fidelidade.
Entre em contato com os nossos especialistas e conheça as oportunidades que oferecemos para aumentar a eficiência operacional no Varejo de moda.